Veřejná setkání jsou jednou z nejběžnějších metod participace, kterou místní samosprávy používají ke konzultacím s občany. Jde o metodu, kterou lze využít ke sběru prvotních vstupů při tvorbě strategického plánu, přípravě revitalizace veřejného prostoru či k získání zpětné vazby v závěrečné fázi participativního procesu. Metoda je založena na dobrovolné účasti a výstupy z ní jako takové nelze interpretovat jako reprezentativní vzorek. Na druhou stranu mají veřejná setkání velký potenciál pro zapojení veřejnosti a zvyšování povědomí, jelikož pozvánka na takové setkání se běžně sdílí s širokým okruhem lidí a každý, kdo má zájem, se může zúčastnit.
Uspořádat veřejné setkání se může zdát jako docela snadná úloha. Vyberete termín, zarezervujete místo, zveřejníte pozvánku na webu a v obecních novinách a pak už jen diskutujete s lidmi, kteří dorazí. Přesto jsme až příliš často svědky zoufalství zástupců místní samosprávy, kteří se diví, proč občané nechodí na veřejná setkání nebo proč většinou dorazí pouze tzv. „křiklouni”. Kde jsou lidé, co dokážou dát konstruktivní zpětnou vazbu?
Problém samozřejmě není v lidech. Problém je v organizaci setkání. Zde je 5 nejčastějších chyb, se kterými se často setkáváme:
1. Zanedbávání komunikační strategie
Hlavní důvod nízké účasti na participativních aktivitách? Lidé se o nich nedozvěděli. Nebo dozvěděli, ale nepochopili hodnotu workshopu či setkání a důvod, proč by měli strávit volný večer na takové akci.
Při plánování veřejného setkání je potřeba:
- Pečlivě promyslet narativ
- Identifikovat správnou kombinaci komunikačních kanálů, která umožní oslovit různé cílové skupiny
- Sdílet pozvánku s dostatečným předstihem, aby si lidé mohli uložit datum – a poslat připomenutí několik dní před akcí
2. Vy vs my: fyzický prostor tvořící bariéru
Častou volbou pro místo konání veřejných setkání je prostor, který je rozdělen na 2 části: jeviště a hlediště. Tím se okamžitě vytváří neviditelná bariéra a rozdíl v rolích, kdy na jedné straně stojí místní úřad a na druhé veřejnost. Takové uspořádání nepodporuje interaktivní výměnu názorů a posiluje spíše pocit rozdělení než začlenění. Proto doporučujeme vytvořit neformálnější prostor, kde jsou všichni na stejné úrovni a cítí se být přizvaní k diskuzi.
3. Nestrukturované setkání bez scénáře
Další chybou, která může proměnit veřejné setkání v chaos plný dohadování a bez jasných výstupů, je absence scénáře a časového harmonogramu akce. Organizátor musí naplánovat každou minutu workshopu, včetně technik facilitace a otázek, které podněcují diskusi. Když se program začne odklánět od plánovaného scénáře, facilitátor musí být dostatečně zručný, aby jej nasměroval zpět k původnímu plánu.
4. Absence neutrálního facilitátora
Pro zajištění sběru konstruktivních vstupů a zpětné vazby a pro zmírnění rizika konfliktu musí být setkání vždy moderováno neutrálním a zkušeným facilitátorem. Facilitátor nejen ví, jak předcházet konfliktům, ale zajistí, že výsledkem setkání bude shromáždění cenných informací a dat (vstupy, zpětná vazba atd.), což je v první řadě cílem setkání.
5. Chybí písemné výstupy a další kroky
Práce nekončí odchodem posledního účastníka. Následná komunikace je stejně důležitá jako rozesílání pozvánek – ne-li více. Zkušenost účastníků s akcí bude určovat jejich další zapojení do následujících participačních procesů a výrazně ovlivní jejich důvěru vůči úřadu. Proto je klíčové být transparentní a s účastníky co nejdříve sdílet zprávu s hlavními závěry ze setkání, a také je průběžně informovat o pokračování procesu, jehož bylo setkání součástí.
Podzim spolu s jarními měsíci bývá obdobím plným participativních setkání a workshopů. Chcete se ujistit, že to děláte správně? Ozvěte se nám – pomáháme nejen s plánováním, navržením a facilitací, ale i s budováním interních kapacit pro realizaci úspěšných participativních setkání!