Období lockdownu donutilo mnoho organizací a institucí veřejného sektoru rychle se přizpůsobit skutečnostem a nalézt nové způsoby poskytování svých služeb online. Bylo potřeba začít fungovat v prostředí, na které spousta z nás nebyla dosud zvyklá. Facilitace jednání a meetingů pracovních skupin různé velikosti je jednou z nejdůležitějších kompetencí nejen manažera, ale i zástupců měst, obcí a dalších oblastí veřejné správy. Proto vám přinášíme pár tipů, jak zajistit, aby i při jednáních v online prostředí probíhal sběr dat, tvorba návrhů, budování důvěry a společné plánování stejně efektivně, jako naživo.
Zajistěte odbornou znalost zvoleného nástroje: Ujistěte se, že máte dostatečné know-how o nástroji, který si vyberete pro online facilitaci. Všechny prvky si vyzkoušejte předem a zkoušejte to znovu a znovu, abyste se s nimi seznámili. Ideálně pošlete pozvaným spolu s pozvánkou i návod, jak nástroj používat, a nezapomeňte také na začátku schůzky vše dostatečně vysvětlit. Pokud očekáváte, že se připojí více lidí, mějte po ruce technického asistenta, který vám pomůže s moderováním.
Buďte připraveni, pokud se něco nepovede: Online facilitace může mít mnoho proměnných a výzev, na které je dobré se připravit. Mějte vždy po ruce alternativní řešení pro problematické situace, jako jsou znudění, rozptýlení nebo zmatení účastníci, nepohodlné načasování, technické problémy nebo špatné Wi-Fi připojení. Vytvořte si kontrolní seznam všech možných nežádoucích scénářů včetně jejich řešení, abyste se vyhnuli stresu během hovoru.
Udržujte skupinovou energii a interagujte rovnoměrně: Nezapomeňte, že všichni účastníci by měli být zapojeni rovnoměrně. Spoléhat se na zdlouhavé a vágní prezentace je zbytečné a riskantní. Spíše používejte fakta s příběhy, sdílejte klíčové informace a zajímavé poznatky. Buďte kreativní a požádejte účastníky, aby při volání zapnuli své kamery i mikrofon. Vyzvěte všechny, aby přispěli do diskuse svým vlastním způsobem, i když se ne vždy sami odhodlají. Připomeňte jim, že mohou používat další doplňkové možnosti komunikace, jako např. chat.
Buďte flexibilní: Facilitování v digitálním prostoru může být nepředvídatelné, protože každý se nachází v jiném prostředí a výsledek závisí na individuální účasti. Nebojte se situací, kdy vše nejde podle původního plánu. Snažte se jít s proudem a přizpůsobte se dané situaci, přičemž dodržujte dohodnutou časovou osu a směřujte k požadovaným výsledkům.
Buďte pozitivním vůdcem! Možná si nejste jisti, zda dokážete v online prostoru vést meeting dostatečně rozhodně a jste v pokušení být pasivní, abyste nevypadali příliš „panovačně“. Jako facilitátor však máte svou roli, které se musíte držet, a to i za takových neosobních okolností. Nezapomeňte být názorově neutrální a nebojte se převzít odpovědnost za průběh jednání. Hned na začátku jasně formulujte pravidla schůzky, a pokud skupina později sejde z cesty, zakročte a zdvořile na to upozorněte. Udržujte pozitivní a podporující tón hlasu a snažte se zachovat chladnou hlavu. Pokud to situace vyžaduje, rušivého účastníka ztlumte nebo v nejhorším případě vylučte z diskuse.
Stejně jako u jiných dovedností vyžaduje online facilitace praxi. I při dostatečné přípravě na sebe zbytečně netlačte a dopřejte si dostatek příležitostí k procvičování.
Pokud plánujete online schůzku a chcete získat podporu při její přípravě nebo hledáte tým, který to za vás zvládne, kontaktujte nás na adrese info@participationfactory.com